Pomodoro jest niesamowicie skuteczne w rozwiązywaniu problemów z brakiem umiejętności skupienia się na pracy. Być może znasz to uczucie, kiedy masz bardzo dużo do zrobienia i kompletnie nie ogarniasz jak się za to zabrać? Od czego zacząć? Rano dzwoni budzik i znów ta myśl, że ten dzień dopiero się zaczyna, a już nie wiesz, czy uda się ogarnąć to, co zaplanowałeś, choć do wieczora niby jeszcze daleko. Czy 24h na dobę to za mało? Jak zarządzać czasem? A może źle planujesz rozkład dnia? Lub brak Ci samodyscypliny?

Planowanie i zarządzanie czasem to podstawa!

W tym artykule stosuje pewne uproszczenia. Tak naprawdę nie da się zarządzać czasem. Jedyne co można zrobić to zarządzać sobą i zadaniami w czasie. Drobna różnica w postrzeganiu czasu jest tutaj bardzo istotna. Więcej pisałem o tym tutaj. W tym artykule jednak dalej będę stosował to uproszczenie. Przy zarządzaniu sobą w czasie bardzo pomocna może okazać się technika pomodoro. Nazwa tej techniki pochodzi od… kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Jej celem jest skoncentrowanie się na zadaniu przez pełne 25 minut. Sedno tkwi w tym, aby nie pozwolić by ktokolwiek lub cokolwiek mogło nam przerwać cykl pracy. Do tego urządzenie mierzące czas to właściwie jedyna rzecz, która będzie Ci potrzebna. Oczywiście w sieci znajdziesz też mnóstwo aplikacji, które będą Ci przydane. Ale czy chodzi tylko o odmierzanie czasu? Krótko rzecz ujmując, jest to prosty sposób zarządzania swoim czasem, pomagający poprawić efektywność i skuteczność swojej pracy.

Zapraszam do materiału wideo, w którym opowiadam trochę więcej na ten temat:

Aby wprowadzić w życie tę prostą, ale jakże skuteczną technikę sporządź listę spraw, które masz do wykonania lub załatwienia w ciągu dnia. Taka lista może powstać na kartce lub w jakieś aplikacji TO-DO. Jeśli planujesz już swój czas zgodnie z metodą GTD, na pewno będzie Ci znacznie łatwiej – wystarczy tylko, że listę swoich projektów przesuniesz na dzisiaj. Niezwykle przydatna może być taka aplikacja jak chociażby Asana, na której na co dzień pracuję. Ustal hierarchię wartości – które rzeczy z listy stworzonej przez Ciebie są najważniejsze i pilne. Od tych priorytetowych spraw zaczniesz realizować swój dzień.

Teraz będzie Ci potrzebny czasomierz. Ustaw go, aby odmierzył 25 minut. W tym czasie w pełni skup się na zadaniu, jakie masz do zrobienia. Jeśli tylko masz taką możliwość, zmień przestrzeń wokół siebie. Usuń wszystkie elementy, które mogą Cię rozpraszać. Nie odbieraj smsów ani maili w tym czasie, nie zerkaj na fejsa ani nawet nie sprawdzaj, czy Twój ulubiony youtuber wrzucił nowy filmik na swój kanał. Z uwagą i koncentracją poświęć czas tylko jednemu zadaniu. Schowaj czasopisma, dokumenty lub cokolwiek innego co mogłoby wytrącić Cię ze skupienia. Pozamykaj drzwi w swoim biurze (o ile masz taką możliwość). Tylko 1 zadanie. Od początku do końca. Bez wymówek! A co jeśli je wykonasz przed upływem 25 minut? Wykreśl je z listy i zajmij się kolejnym. Po prostu.  Kiedy Twój czasomierz odmierzy 25 minut, zrób sobie 5 minut przerwy. Wypij szklankę wody, pójdź do toalety, czy zrób cokolwiek innego. Po czterech takich cyklach wyznacz sobie dłuższą przerwę (20-30 minut).W tym czasie możesz np. zjeść posiłek, wyjść na krótki spacer. Bardzo ważne jest, żebyś w tym czasie pod żadnym pozorem nie robił niczego, co ma związek z pracą.  Każda przerwa to nagroda dla Ciebie za poprzedni wysiłek. Twój mózg musi teraz odpocząć. W praktyce szybko odkryjesz pewien paradoks – chociaż więcej odpoczywasz, robisz również dużo więcej!

Ważne jest jednak, żeby trzymać się ustalonego czasu.

Co daje stosowanie techniki pomodoro?

1) Każde kolejne wykreślone zadanie z listy bardzo cieszy, ale też stanowi motywację do dalszej pracy.
2) Dzięki tej technice uczymy się samodyscypliny, pracy w skupieniu bez rozpraszania umysłu, a także poprawiamy efektywność pracy.
3) Każda przerwa stanowi „przewietrzenie mózgu” dzięki czemu przez dłuższy czas będziesz mógł pracować w skupieniu.

Jeśli wdrożysz tą metodę w życie, szybko okaże się, że pomodoro to coś więcej niż tylko technika. To wręcz… jednostka czasu. Szybko zauważysz, że dzień zaczynasz planować następującymi słowami:

Ok, projekt dla Andrzeja to 2 pomodoro, a artykuł na bloga, co najmniej 3 pomodoro

Twoja głowa będzie Ci za to bardzo wdzięczna. Bez względu na to, jaką osobowością jesteś – Twoja głowa lubi porządek. Są rzeczy, które warto nauczyć się wykonywać na półautomacie. Wypracowanie w sobie pewnych nawyków i przyzwyczajeń pozwala zwiększyć produktywność i efektywność pracy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o produktywności, sprawdź mój kurs Skuteczne Planowanie.

Jak zastosować technikę pomodoro w praktyce?

1. Kup fizyczny timer min. 25 min.

2. Stwórz listę projektów lub zadań, które chcesz zrealizować (np. nauka do egzaminu, odpisać na maila, napisać artykuł itd).

3. Usuń wszystko, co może Cię rozpraszać. Wyłącz telefon, TV, i wszystko inne co może odciągnąć Twoją uwagę.

4. Ustaw timer na 25 min.

5. Rozpocznij pracę. Warto, abyś w zasięgu wzroku widział timer. Dzięki temu wiesz, ile zostało do końca. To silny motywator, żeby zdążyć przed przerwą.

6. Po 25 min zrób sobie przerwę nie dłuższą niż 5 min.

7. Rozpocznij kolejny cykl pracy.

8. Po 4 cyklu zrób sobie dłuższą przerwę.

9. Ciesz się, jak wiele udało Ci się dzisiaj zrobić 🙂

Zastanawiasz się, jak produktywnie spędzić przerwę? Sprawdź ten artykuł. Pamiętaj, że w produktywności chodzi o mądrą pracę. Celem jest znalezienie narzędzia czy metody, która pozwoli Ci się maksymalnie skupić na pracy. Osobiście bardzo ułatwia mi to podejście zadaniowe, czyli rozpisywanie projektów w mniejsze zadania, a później stałe i efektywne wykonywanie ich w równych cyklach pracy. Dlatego pokochałem Nozbe. Dlatego też staram się stale optymalizować i poprawiać swój rytm pracy zgodnie z metodą Kaizen.

A czy ty stosujesz jakieś wyjątkowe metody pracy? Może stosujesz metodę „pracy głębokiej” i tunelowania się w zadaniach? Jak pracujesz na co dzień?