Inspiracje Różne ciekawostki

Efektywne zarządzanie czasem – czy jest możliwe?

W tym artykule postaram się zebrać większość ciekawych rzeczy na temat produktywności oraz zarządzania czasem. To będzie ważny artykuł i chciałbym żebyś się skupił i dokładnie przeczytał cały artykuł. Teraz więc masz jeszcze czas, aby skoczyć po kawę, ciastko czy co tam lubisz mieć przy sobie mieć podczas czytania.

Zaczynajmy!

Pierwsza i najważniejsza sprawa, którą musisz sobie uświadomić:

CZASEM NIE DA SIĘ ZARZĄDZAĆ!

Serio. Czasem nie da się zarządzać. Czas to chytra i przebiegła bestia. Czy chcesz czy nie, On płynie. Ucieka Ci coraz szybciej przez ręce w dodatku stale przyśpiesza. To naprawdę paskudny przeciwnik. Nie możesz po prostu powiedzieć: „Ej, Czas. Teraz będę Tobą zarządzał. Teraz będziesz płynął trochę wolniej dobra? Bo mam trochę więcej rzeczy do zrobienia„. Myślisz, że Czas Cię nie posłucha?

Każdy z nas ma dokładnie tyle samo czasu – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Od Billa Gates’a, przez Baracka Obamę, po przeciętnego Kowalskiego. Wszyscy mamy dokładnie tyle samo czasu.

Jedyne co możesz zrobić w tej sytuacji to dostosować się do tej sytuacji. Możesz próbować zarządzać sobą w czasie. 

Znasz film „In Time” (Wyścig z czasem) z 2011 roku? Jeśli nie – warto obejrzeć. Chociaż fabuła nie powala, to sama idea jest innowacyjna. W filmie za wszystko płaci się… czasem, który pozostał do Twojej śmierci. Zarówno za kubek kawy, hotel czy taksówkę. Poniżej możesz obejrzeć krótki fragment z filmu:

Czy można mieć więcej czasu?

Możesz spowodować, że nie będziesz marnował swojego czasu. Będziesz pracował bardziej efektywnie i bardziej produktywnie. Co to oznacza?

To oznacza, że nie będziesz miał przestojów. Innymi słowy musisz zacząć planować swój czas i nie marnować go na głupy. Sam pracuje wg. metodologii GTD czyli Getting-Things-Done. Więcej możesz o niej przeczytać tutaj. Dlaczego korzystam akurat z tej metody? Odpowiedź jest banalnie prosta – bo pozwala mi ona się ogarnąć.

Postaram Ci się teraz opowiedzieć kilka słów na temat tego jak wygląda mój dzień. Mam nadzieję, że będzie to dla Ciebie inspirujące – jeśli tak napisz swój komentarz.

Ale najpierw kilka słów o planowaniu:

Jak zacząć planowanie i zarządzenie czasem?

Tak naprawdę myślę, że najlepiej będzie jeśli sam spróbujesz skorzystać z kilku technik lub metod, które usprawniają codzienną pracę. Ale przede wszystkim musisz zmienić swoje podejście do zadań i planowania. Zacznijmy od początku – jak zazwyczaj widzisz czas? Czy przypomina on poniższą linię? Czerwone, zielone i niebieskie kropki to zadania o różnych priorytetach?

e6a0bd4597fefd4

Jeśli w ten sposób zaczniesz planować swoje zadania szybko może okazać się, że kiedy pojawia się coś nieprzewidywalnego musisz albo szybciej i przez to mniej dokładnie pracować albo po prostu przesuwać zadania. W ten sposób szybko rodzi się frustracja. Zaczynasz zadanie ale go nie kończysz. Albo trzymasz na jakieś liście zadań do wykonania i co jakiś czas wracasz do niej coraz bardziej sfrustrowany.

Planowanie czasu najlepiej zacząć od… planowania. Serio to najprostsza podpowiedź jaką mogę Ci dać. Musisz po prostu wygospodarować sobie czas – najlepiej na początku dużo czasu i zacząć planować. Spróbuj zmusić się do tego, aby przez dwie godziny na kartce papieru wypisywać wszystkie zadania, które musisz zrealizować w ciągu najbliższych miesięcy lub tygodni. Jeśli przez chwilkę nie będziesz mógł czegoś wymyślić – zrób sobie bardzo krótką przerwę, na przykład idź zrób drugą kawę i wracaj do kartki papieru.

To ćwiczenie wydaje się banalne ale nagle odkryjesz jak bardzo zaśmiecona jest Twoja pamięć. Jak wiele rzeczy tam tkwi. Nie daj się rozproszyć – w pewnym momencie Twój mózg odpowiednio się nastawi i zacznie wysypywać Ci różne pomysły. Podpowiem Ci kilka zadań, które mogą wymagać Twojej uwagi:

  • rachunki – czy wszystko jest popłacone? A może można by je zoptymalizować? (Dlaczego warto czasem nad nimi usiąść pisałem w tym artykule – przeczytaj bo też warto 🙂
  • przeglądy – samochodu, instalacji w mieszkaniu
  • zakupy – zwróć uwagę na rzeczy, które kupujesz cyklicznie np. chemię gospodarczą, tusze do drukarek itp. A może masz jakieś długoterminowe zakupy? Zmiana samochodu? Zakup mebli?
  • rocznice, śluby, urodziny itp – zaplanuj kiedy komu złożysz życzenia
  • praca – czy miałeś coś załatwić dla klienta, szefa lub kolegi? Wysłać maila, ofertę?
  • zdrowie – chcesz schudnąć? Zapisać się na siłownię?
  • wakacje – chcesz odpocząć?
  • spotkania – obiecałeś komuś spotkanie ale wciąż nie masz na nie czasu? Zaraz to zaplanujemy

Ok jeśli minęły już te dwie godziny Twoja kartka jest zapewne zapełniona różnymi rzeczami od myślników. W moim przypadku było to całe biurko różnych rzeczy do ogarnięcia. Zdjęcia możesz obejrzeć w tym artykule. 

I teraz rewolucja. Staraj się nie planować zadań jedno po drugim. Na początku weź dowolne 3 rzeczy, które wymagają zaplanowania. Weź 3 czyste kartki i zanotuj w nagłówku te zadania. Teraz na każdej z nich rozpisz wszystko co musisz zrobić po drodze, aby zrealizować to zadanie.

Weźmy prosty przykład.

Obiecałeś żonie, że kupisz tonery do drukarek.

Musisz:

  • zdecydować kiedy to zrobisz
  • ile czasu Ci to zajmie
  • sprawdzić, jaką masz drukarkę 🙂
  • znaleźć dobry sklep
  • porównać cenę
  • zdecydować, gdzie ma dotrzeć paczka (może lepiej do pracy, żebyś mógł odebrać)
  • zamówić
  • zamontować w drukarce

Proste kroki ale mogą wymagać zaplanowania. Przykład oczywiście jest bardzo uproszczony ale to tylko koncepcja wg. której możesz dalej planować.

Jak w ten sposób rozpiszesz sobie wszystkie kroki będzie Ci łatwiej je planować. Poza tym nasz mózg to zabawny instrument. On lubi robić rzeczy, wiesz? Jeśli odznaczysz, skreślisz jakieś zadanie odbierze to jako nagrodę. I będzie się cieszył 🙂

Ja korzystam do tego typu zadań z Nozbe o którym sporo pisałem w tym artykule (tak to jest prawie miłość!).

I teraz ta najważniejsza część. Przestań traktować zadania linearnie. Zazwyczaj nasze zadania nie występuję jedno po drugim. To sytuacja idealna ale niezbyt realna. Czasem coś się rozproszy i musisz zrobić coś innego. Dla przykładu – piszesz ofertę dla klienta ale równocześnie ktoś do Ciebie dzwoni. Idealna sytuacja to taka, w której możesz zignorować połączenie. Chwilę później może jednak pojawić się na horyzoncie Twój szef – a jego już nie możesz ignorować. I nagle na Twojej „linii czasu” – zadania przestały występować jedne po drugim. Zaczęły się przeplatać. Jak sobie z tym poradzić?

Staraj się patrzeć z góry

Serio – spróbuj patrzeć na swoje zadania z perspektywy lotu ptaka albo wierzy obserwacyjnej. Ta analogia ma dwa podstawowe znaczenia:

  • planuj życie – jedne rzeczy musisz wykonać wcześniej na inne przyjdzie czas. Nie osiągniesz wszystkiego w ciągu roku – życie wymaga planowania długoterminowego. To tak jak z obserwacją z wieży – najpierw patrzysz na to co jest najbliżej, dopiero później patrzysz dalej, aby finalnie zawiesić zwrok na bardzo odległych szczytach
  • planuj dzień – w ten sposób wiele małych zadań masz wokół siebie. Możesz po prostu zacząć wykonywać te, które są najtrudniejsze i zasłaniają Ci widok. Z drugiej strony możesz też szybko ogarniać te mniejsze, które są niebezpiecznie blisko

1c225b9acbe65dc

Oczywiście istnieje niebezpieczeństwo, że będziesz się rozpraszał. Z drugiej strony powoli realizujesz zadania. Grałeś kiedyś w gry typu Tower Defence? W takich grach zazwyczaj jesteś samotną wieżą w kierunku, której zmierzają hordy przeciwnika. Musisz szybko podejmować różne strategie – czasem łatwiej będzie wykosić słabych przeciwników, którzy są blisko. Czasem są oni na tyle słabi, że choć stracisz trochę zdrowia spokojnie możesz je zignorować i wrócić do nich później – skupiając się na potężnym bossie, który się zbliża w oddali (ej, drogie Panie mam nadzieję, że czytacie dalej, prawda? 🙂

Taka zmiana traktowania zadań powoduje, że nie martwi się jeśli nie możesz dokończyć całego projektu – po prostu na jakiś czas skupiasz się na czymś ważniejszym ale w dowolnym momencie możesz wrócić do poprzedniego zadania – dzięki planowaniu wszystkich kroków dobrze wiesz, gdzie skończyłeś i co Cię czeka dalej.

Dbaj o siebie

W dobrym zarządzaniu czasem nie chodzi wcale o to, aby pracować cały czas. A nawet więcej! Chodzi głównie o to, żebyś mógł pracować mniej. Ale to wymaga… planowania. Sam wpadłem w taką pułapkę – planując zapominałem, żeby odpoczywać, dbać o zdrowie i jeść. Serio – w pewny momencie 15 godzin w ciągu dnia miałem zaplanowane na wykonywanie różnych czynności zupełnie zapominając o odpoczywaniu!

Michał Śliwiński używa często fajnego przykładu. Wspomina rozmowę ze znajomymi podczas, której wspomniał, że planuje randki ze swoją żoną. Znajomi byli oburzeni pytając gdzie tutaj spontaniczność, odpoczynek i frajda. Michał zadał tylko jedno pytanie, które zakończyło dyskusję.

A kiedy ostatnio byłeś na spontanicznej randce z żoną?

Jak Wam podobają się artykuły z tej tematyki? Chętnie podzielę się jeszcze innymi ciekawostkami z dziedziny produktywności 🙂

 

Sądzę, że może Ci się też spodobać:

Zapisz się do newslettera:

Jeśli chciałbym otrzymywać informację o nowych postach to serdecznie zapraszam do zapisania się do newlettera.

Ok, chcę żebyś przesyłał mi newsletter (zawsze możesz się wypisać)

autoresponder system powered by FreshMail